Personuppgiftspolicy

Dina personuppgifter tillhör dig och att ta väl hand om de personuppgifter du delar med oss är av yttersta vikt för oss på Ditt Kontor Sverige AB. Vi vill att du känner dig trygg i att dina uppgifter är säkra hos oss och att du förstår hur vi använder dessa för att erbjuda dig en bättre tjänst.

Personuppgiftspolicyns innehåll

Ditt Kontor Sverige AB (i denna Policy “vi” eller “oss”), är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter vi samlar in från dig. Ditt Kontor Sverige AB (org. nr. 556740-4404) Bror Nilssons Gata 5, 417 55 Göteborg (tel. 031 430 131). E-post: support@youroffice.se du vänder dig till oss för frågor och för att utöva dina rättigheter.

Ditt Kontor Sverige AB utför all behandling av personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning. Vi är måna om din integritet och vill vara transparenta med hur dina personuppgifter behandlas. Vi ber dig därför att ta dig tid att läsa igenom vår Personuppgiftspolicy. Denna behandlar bl.a. följande:

Vilka typer av personuppgifter vi samlar in och för vilka ändamål.

När och hur vi kan dela personuppgifter inom med andra samarbetspartners.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter och för vilka ändamål.

Dina rättigheter, inklusive hur du får tillgång till dina personuppgifter

Vi har försökt att utforma denna Policy så enkel som möjligt men i fall du är obekant med begrepp som personuppgiftsansvarig eller särskilda kategorier av personuppgifter, kan du börja med att läsa mer om dessa och andra begrepp under Nyckelbegrepp

Nyckelbegrepp

Personuppgift: Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, t.ex. namn, personnummer, bokningsnummer och IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Personuppgiftsansvarig: Personuppgiftsansvarig är den aktör som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter.

Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES): EU:s medlemsländer samt Norge, Island och Lichtenstein.

Online-annonsering: Marknadsföringsmeddelanden som du kan se på internet.

Särskilda kategorier av personuppgifter: Detta är kategorier av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

Personuppgifter vi samlar in och för vilket ändamål

När du registrerar supportärende

För att vi ska kunna besvara ditt supportärende  samlar vi in nedanstående personuppgifter.

E-postadress

När du söker på vår webbplats eller använder våra mobilappar

För att vi ska kunna förbättra och anpassade tjänster kan vi samla in nedanstående personuppgifter.

Information om på vilket sätt du når våra digitala tjänster, inklusive operativsystem, IP- adress, nätidentifierare och webbplatsuppgifter.

För att vi ska kunna tillhandahålla tjänsterna till dig, svara på förfrågningar och komma i kontakt med dig samlar vi in nedanstående uppgifter.

Uppgifter vi behöver för att ta kontakt med dig, såsom ditt namn, användarnamn och e- postadress.

Andra källor till personuppgifter

Vi kan använda personuppgifter från andra källor, så som t ex Allabolag.se, Bolagsverket och Skatteverket, om det krävs för att vi ska kunna administrera en tjänst du har efterfrågat.

För att kunna hålla dina personuppgifter korrekta och uppdaterade kan vi hämta in kompletterande och uppdaterade uppgifter, såsom personnummer och adress.

Om du loggar in på våra plattformar och online-tjänster genom att använda dina användaruppgifter från sociala nätverk, t.ex. Facebook, Google+ and Twitter, godtar du att dela dina användaruppgifter där med oss. Exempelvis ditt namn, e- post, födelsedatum, lokalisering och annan information som du väljer att dela med oss.

Användandet av dina personuppgifter

Utöver vad som redan har framgått under rubriken ovan ”Personuppgifter vi samlar in och för vilket ändamål” så använder vi dina personuppgifter för de ändamål som beskrivs nedan.

För att tillhandahålla produkter och tjänster på din begäran

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att, tillhandahålla dig de produkter eller tjänster som  avtalats.

För att hantera och förbättra våra produkter, tjänster och den dagliga verksamheten

Vi använder personuppgifter för att hantera och förbättra våra produkter, webbplatser, mobilappar och andra tjänster.

Vi övervakar hur våra tjänster används, detta i syfte att skydda dina personuppgifter, upptäcka och motverka bedrägeri, andra brott och missbruk av tjänster. Detta hjälper oss att säkerställa att du tryggt kan använda våra tjänster.

Vi kan använda personuppgifter för att genomföra marknadsundersökningar, interna undersökningar och utveckling samt för att utveckla och förbättra vårt produktutbud, tjänster,  IT-system, säkerhet, know-how och sättet vi kommunicerar med dig.

För att få kontakt och interagera med dig

Vi vill alltid förbättra vår service till dig. När du kontaktar oss, exempelvis via e- post, brev, och telefon eller via sociala medier, kan vi därför använda personuppgifter för att hjälpa dig med klargöranden eller assistans.

Vi kan bjuda in dig att delta i kundundersökningar, frågeformulär och andra marknadsundersökningsaktiviteter anordnade av oss eller av annan samarbetspartner för vår räkning.

För att kunna tillhandahålla marknadsföring och anpassad marknadsföring till dig

Vi använder dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla marknadsföring och erbjudanden till dig och för att, utifrån de personuppgifter du lämnar, kunna anpassa marknadsföring genom profilering för att du ska få erbjudanden som är relevanta just för dig.

Skyddande av dina personuppgifter och personuppgiftsombud

Vi är väl införstådda med vikten av att skydda och hantera dina personuppgifter. Vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust eller obehörig åtkomst, användning, ändring eller röjande. Vi arbetar löpande med ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”.

Vi vill också påminna dig om att säkerheten för dina personuppgifter också kan vara beroende av dig. Exempelvis när vi har gett dig valet, eller när du har valt ett lösenord för tillgång till vissa tjänster, då är det ditt ansvar att hålla detta lösenord hemligt.

Vi utbildar vår personal löpande i dataskyddsfrågor och våra anställda har även strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Om du vill komma i kontakt med vårt personuppgiftsombud kan du kontakta denne på support@youroffice.se

Överföring till land utanför EES-området

De personuppgifter som vi samlar in från dig kan komma att överföras till eller lagras på en destination utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). De kan också behandlas av organisationer verksamma utanför EES som arbetar med oss eller för en av våra leverantörer.

Om detta sker säkerställer vi att dina personuppgifter skyddas på ett adekvat sätt och behandlas i enlighet med denna Policy. Skyddet innefattar bland annat, men inte enbart, lämpliga avtalsklausuler så som standardavtalsklausuler godkända av EU-kommissionen och andra lämpliga säkerhetsåtgärder. Vi kan även komma att göra konsekvensbedömningar för att säkerställa att säkerheten noga har utretts.

Lagring av personuppgifter

Vi lagrar endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för de ändamål som framgår av den här Policyn och vi följer även vad som är god sed i branschen och de rekommendationer och riktlinjer som finns.

Personuppgifterna kommer enbart användas för de ändamål som framgår av denna Personuppgiftspolicy och/eller för att fullgöra rättsliga och administrativa skyldigheter. Därefter kommer vi på ett säkert sätt att ta bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs där, samtidigt som uppgiften kan komma att fortsätta lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just detta systemet. Om uppgifter behövs efter denna period för analytiska, historiska eller andra legitima kommersiella syften kommer vi vidta lämpliga åtgärder för att anonymisera dessa uppgifter så att dessa inte längre utgör personuppgifter.

Om du är en tidigare kund till oss kommer vi att lagra de personuppgifter vi behöver för att kunna fortsätta kontakta dig med marknadskommunikation så länge du har en aktiv kundrelation med oss. Du kan närsomhelst avregistrera dig från att motta marknadskommunikation från oss.

För att vi ska kunna försvara oss mot rättsliga anspråk, t.ex. vid tvister, kan vissa uppgifter komma att sparas i enlighet med tillämplig preskriptionstid. När vi är skyldiga att spara uppgifter enligt lag lagras uppgifterna i enlighet med den tid som föreskrivs i tillämplig lagstiftning.

Länkar till andra webbplatser

Våra webbplatser eller mobilappar kan innehålla länkar till webbplatser som drivs av andra organisationer som har egna personuppgiftspolicys. Vänligen se till att noggrant läsa igenom villkor och personuppgiftspolicy innan du lämnar personuppgifter på en annan organisations webbplats eftersom vi inte åtar oss något ansvar för andra organisationers webbplatser.

Sociala medier

Våra webbplatser eller mobilappar kan innehålla funktioner kopplade till sociala medier så som Facebook, Twitter, Google+ och Pinterest vilka har egna personuppgiftspolicys.

Vänligen se till att noggrant läsa igenom deras villkor och personuppgiftspolicys innan du lämnar personuppgifter eftersom vi inte åtar oss något ansvar för dessa funktioner.

Dina rättigheter samt kontakt

Rätt att återkalla samtycke

I de fall behandlingen baseras på ditt samtycke har du rätt att närsomhelst återkalla detta genom att kontakta oss.

Rätt till tillgång

Utöver att du online har tillgång till de personuppgifter som är relaterade till ditt konto eller din bokning, har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som vi har om dig. Du kan skriva till oss och be om kopia på andra personuppgifter som vi har om dig.

Vänligen inkludera information som kan hjälpa oss att identifiera och lokalisera dina personuppgifter. Tillgång till dina uppgifter kommer att ges kostnadsfritt. Om du önskar extra kopior kan vi dock komma att debitera en rimlig administrationsavgift.

Rätt till rättelse, radering, begränsning samt rätt att invända mot behandling

Vi vill säkerställa att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och uppdaterade. Om någon information vi har är felaktig ber vi dig vänligen att informera oss om detta. Du kan närsomhelst begära att få dina personuppgifter rättade.

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade bl.a. för det fall de inte längre behövs för ändamålet, eller om behandlingen baseras på ditt samtycke och du återkallar detta.

Du har även rätt att under vissa förutsättningar begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter samt när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter om den rättsliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller en intresseavvägning samt när dina personuppgifter behandlas för att skicka direktmarknadsföring till dig.

Vi kommer uppdatera och radera dina uppgifter, med undantag för om vi har rätt att fortsätta behandla dem för legitima syften.

Rätt till dataportabilitet

Om det är tekniskt möjligt och den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter utgörs av samtycke eller att behandlingen har varit nödvändig för att fullgöra ett avtal har du under vissa förutsättningar rätt att få ut dessa personuppgifter och rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet gäller dock först efter den 25 maj 2018.

Kontakt och klagomål

Du kan även kontakta oss om du har klagomål avseende hur vi samlar in, lagrar och använder dina personuppgifter. Vi strävar efter att lösa eventuella klagomål men om du är missnöjd med vår respons kan du vända dig till den lokala tillsynsmyndigheten med dina klagomål http://www.datainspektionen.se/.

Vänligen inkom med dina krav eller klagomål skriftligen till support@youroffice.se

Adress: Ditt Kontor Sverige AB, Bror Nilssons Gata 5, 417 55 Göteborg.

E-post: support@youroffice.se

Vänligen notera att vi kan be dig att bekräfta din identitet innan vi hanterar dina krav eller klagomål. Vi kan också be dig om mer information för att säkerställa att du är behörig att framföra krav eller klagomål när du kontaktar oss för någon annans räkning.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Vi kommer endast samla in och använda dina personuppgifter om minst ett av följande kriterier uppfylls:

Vi har ditt samtycke;

Exempel: avtal

Du ger oss tillåtelse att behandla dina personuppgifter när du det uppstår kundförhållande, eller visar intresse för våra tjänster.

Vänligen notera att när den legala grunden för behandlingen av personuppgifter utgörs av ditt samtycke har du när som helst rätt att återta detta samtycke utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen som skett innan samtycke återtagits. För det fall du återkallar ditt samtycke kan det dock innebära att vi inte längre kan tillhandahålla en viss tjänst till dig.

Det är nödvändigt på grund av ett avtal med dig eller för att vidta åtgärder på din begäran innan avtal ingås;

Exempel: För att tillhandahålla produkter eller tjänster som du önskar

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att tillhandahålla dig produkter eller tjänster som du vill köpa .

Det är nödvändigt för att vi ska uppfylla rättsliga skyldigheter;

Exempel: Dela personuppgifter med myndigheter

Ändringar av vår Policy

Så här behandlar vi personuppgifter

  • Du har rätt att se vilka uppgifter vi har om dig.
  • Varifrån vi får uppgifterna.
  • Vilka uppgifterna lämnas ut till.
  • Hur länge uppgifterna sparas.
  • Du har rätt att få felaktiga eller missvisande uppgifter korrigerade.

Utifrån den kategorin som du tillhör, kan tillhöra flera, kan du via nedannämnda länkar få svar på ovannämnda.

Anställd
Kund
Leverantör
Telefonkontakter
Ägare

Personuppgiftspolicy

Personuppgiftspolicy Ditt Kontor Sverige AB.